Ajatuksia toimistoista vuoden 2020 jälkeen, Ulrika Wolf

— Ennen ajattelimme työtä paikkana, nykyään tehtävänä, sanoo Ulrika Wolf. Hän toimii työpaikkastrategina ja muutospäällikkönä Tenant & Partner -konsulttiyrityksessä, joka on ollut kehittämässä työpaikkoja Tukholmassa vuodesta 1992 lähtien.

— Muutos on jatkunut pitkään, mutta pandemian myötä se on todella tapahtumassa. Konkreettisesti tämä tarkoittaa sitä, että fyysinen työpaikka on tällä hetkellä kahdessa osassa: on yhteinen toimisto ja kotitoimisto. Lisäksi on olemassa digitaalisia työkaluja, joita meidän kaikkien on nyt opittava käyttämään entistä paremmin.

Tämä ei tee yhteisistä toimistoista vähemmän tärkeitä. Päinvastoin, ne ovat tärkeämpiä kuin koskaan, sekä sosiaalisista että organisatorisista syistä. Toimisto voi olla monissa tapauksissa puolet pienempi, mutta sen on oltava kaksi kertaa tehokkaampi. Työnantajien on nyt erityisen tärkeää selvittää työntekijöidensä tarpeet luodakseen selkeää arvoa, kun he päättävät tulla toimistolle.

Uudet kotitoimistot tarkoittavat sitä, että yritysten on tuettava työntekijöitä heidän työskentelyssään kotona. Tarvitseeko työntekijä suuremman näytön tai paremman työtuolin? Voidaanko työntekijöitä kannustaa vaihteluun? Niillä, joilla on mahdollisuus työskennellä kotona, on mahdollisuus työskennellä toimintoperusteisesti, esimerkiksi istua sohvalle lukemaan tekstiä. Työnantajien on myös otettava huomioon, että kaikilla on erilaiset edellytykset kotona työskentelyyn. Tilanne näyttää erilaiselta sen mukaan, asutko yksin, onko perheessäsi useita kotona työskenteleviä tai lapsia, jotka tulevat kotiin.

Digitaaliset työkalut ovat ratkaisevassa asemassa saumattoman kokemuksen luomisessa fyysisten ja digitaalisten resurssien välille. On myös tärkeää löytää työtapoja, joihin kaikki pääsevät osallistumaan. 

Miten siis luoda yhteistyötä näiden osien välille? Johtaminen on ratkaisevassa asemassa. Etäjohtaminen on vaikeaa. Siihen tarvitaan kypsää johtajuutta, jolla on kyky luoda koko työpaikan kattava yhteisyys.

Onko onnistuneessa toimistostrategiassa kyse myös integraatiosta?

– Jos emme opi käyttämään toimistoja, emme saa niistä haluamaamme vaikutusta.

Mikä fyysisen ympäristön asema on?

— Ei ole vaikeaa luoda hyvännäköistä ja mukavaa toimistoa. Kyse on vain sopivan kokoisen ja hyvän sijainnin löytämisestä. Lisäksi tarvitaan arkkitehti auttamaan sävyjen, muotojen ja sisustuksen valinnassa. Suuri osa työstämme on kuitenkin sellaisen kokonaisuuden luomista, jossa fyysiset, digitaaliset ja sosiaaliset aspektit toimivat vuorovaikutuksessa. Esimerkki voisi olla se, että kiinteistöpäällikkö halutaan työskentelemään yhdessä HR- ja IT-osastojen kanssa kokonaisvaltaisen kokemuksen luomiseksi. Muuten voi syntyä ristiriitoja. Avoimesta toimistoratkaisusta ei saada toivottuja etuja, jos johtamisessa keskitytään pieniin yksityiskohtiin. Nykyaikaisesti sisustettu toimisto ei tunnu modernilta, jos tekniikka on aikansa elänyttä. Fyysisten kokoustilojen luominen ei riitä, jos yrityskulttuuri ei suosi yhteistyötä ja keskustelua.

Toimiston on näytettävä tietynlaiselta brändin näkökulmasta. Samalla tavalla työntekijöiden liiketoimintakonseptista saaman kokemuksen, tiedonkulun ja sen, että oikea henkilö on oikeassa paikassa, on sovittava yhteen yrityksen identiteetin kanssa.

Kuinka vastaanottavaisia yritykset ovat työpaikkastrategian työstämiselle? 

— Asiakkaat ovat usein halukkaita muuttamaan tilojen järjestystä. Muista asioista he eivät ehkä ole yhtä innostuneita. Työskentelemme yrityksen avainhenkilöiden kanssa auttaaksemme heitä ymmärtämään toisiaan ja pääsemään yhteisymmärrykseen siitä, mitä työpaikalla halutaan saavuttaa. Tämä tarkoittaa vaikutustavoitteiden asettamista kullekin projektille. Tavoitteet voivat olla esimerkiksi sellaisia kuin ”meidän pitäisi tavata enemmän” tai ”meidän pitäisi pystyä työskentelemään mistä tahansa”. Työssä on tärkeää määritellä myös, mihin asian pitäisi johtaa, esimerkiksi ”jos tapaamme useammin, liiketoiminta kehittyy nopeammin”. 

Työpaikkastrategiassa pohditaan sitä, miten työskentelemme, miten toimimme viiden vuoden kuluttua, miltä yrityskulttuurin tulisi näyttää ja miten johtajuus vaikuttaa siihen. Tämä integroitu työ määrittää sen, toimiiko toimistoympäristö vai ei.