Tenant & Partner - Onnistuneessa toimistostrategiassa on kyse integraatiosta

Onnistuneessa toimistostrategiassa on kyse integraatiosta

– Jos emme opi käyttämään toimistoja, emme saa niistä haluamaamme vaikutusta, sanoo Ulrika Wolf, Tenant & Partnerin työpaikkastrategi ja muutosjohtaja.

Tenant & Partner on Tukholmassa toimiva konsulttiyritys, joka on erikoistunut työpaikkojen kehittämiseen. Se työskentelee yhdessä asiakkaan kanssa työpaikkastrategian kehittämiseksi ja uudelleenjärjestelyjen tai muuton johtamiseksi. Työssä hyödynnetään käytännönläheisesti toimintaan perustuvien ja muun tyyppisten toimistojen tutkimusta, joka osoittaa, että toimiston järjestämisessä on kyse enemmän suunnittelusta kuin tilankäytöstä.  

Haasteena on luoda kokonaisuus, jossa fyysiset, digitaaliset ja sosiaaliset tekijät toimivat yhdessä

— Ei ole vaikeaa luoda hyvännäköistä ja mukavaa toimistoa, Ulrika Wolf toteaa. Kyse on vain sopivan kokoisen ja hyvän sijainnin löytämisestä. Lisäksi tarvitaan arkkitehti auttamaan sävyjen, muotojen ja sisustuksen valinnassa. Suuri osa työstämme on kuitenkin sellaisen kokonaisuuden luomista, jossa fyysiset, digitaaliset ja sosiaaliset aspektit toimivat vuorovaikutuksessa. Esimerkki voisi olla se, että kiinteistöpäällikkö halutaan työskentelemään yhdessä HR- ja IT-osastojen kanssa kokonaisvaltaisen kokemuksen luomiseksi. Muuten voi syntyä ristiriitoja. Avoimesta toimistoratkaisusta ei saada toivottuja etuja,  jos johtamisessa keskitytään pieniin yksityiskohtiin. Nykyaikaisesti sisustettu toimisto ei tunnu modernilta, jos tekniikka on aikansa elänyttä. Fyysisten kokoustilojen luominen ei riitä, jos yrityskulttuuri ei suosi yhteistyötä ja keskustelua.

Toimiston on näytettävä tietynlaiselta brändin näkökulmasta. Samalla tavalla työntekijöiden liiketoimintakonseptista saaman kokemuksen, tiedonkulun ja sen, että oikea henkilö on oikeassa paikassa, on sovittava yhteen yrityksen identiteetin kanssa.

Kuinka vastaanottavaisia yritykset ovat työpaikkastrategian työstämiselle?

— Asiakkaat ovat usein halukkaita muuttamaan tilojen järjestystä. Muista asioista he eivät ehkä ole yhtä innostuneita. Työskentelemme yrityksen avainhenkilöiden kanssa auttaaksemme heitä ymmärtämään toisiaan ja pääsemään yhteisymmärrykseen siitä, mitä työpaikalla halutaan saavuttaa. Tämä tarkoittaa vaikutustavoitteiden asettamista kullekin projektille. Tavoitteet voivat olla esimerkiksi sellaisia kuin ”meidän pitäisi tavata enemmän” tai ”meidän pitäisi pystyä työskentelemään mistä tahansa”. Työssä on tärkeää määritellä myös, mihin asian pitäisi johtaa, esimerkiksi ”jos tapaamme useammin, liiketoiminta kehittyy nopeammin”. 

Työpaikkastrategiassa pohditaan sitä, miten työskentelemme, miten toimimme viiden vuoden kuluttua, miltä yrityskulttuurin tulisi näyttää ja miten johtajuus vaikuttaa siihen. Tämä integroitu työ määrittää sen, toimiiko toimistoympäristö vai ei.