Pohjoismainen toimisto

Yhteistyö, yksilönvapaus, kestävä kehitys ja työntekijöiden fyysinen ja henkinen terveys ovat ihanteita, jotka vaikuttavat nykyään pohjoismaisten toimistojen suunnitteluun. Aivan kuten asunnot heijastavat aikaansa, myös työtiloihin vaikuttavat arvot, käytännön tarpeet ja tekniset mahdollisuudet. Toimistotyön ihanteelliset olosuhteet eivät ole koskaan vakioita. 

Pohjoismaissa erityyppisten toimistojen kehitys on kulkenut samaan tahtiin. Yhteinen toimisto ilmiönä syntyi 1800-luvulla teollistumisen ja sen hallinnoinnin tarpeen kanssa. 1900-luvun alussa, kun kaupungistuminen ja naisten saapuminen työelämään muokkasivat työmarkkinoita, rakennettiin suuria avoimia toimistosaleja, joissa päälliköt valvoivat työntekijärivejä korkeilta tuoleilta, parvekkeilta tai rajoitetuista toimistotiloista käsin. Työ oli hierarkkista. Melutaso oli korkea. Työntekijöiden hyvinvointiin ei juurikaan kiinnitetty huomiota. Ruotsissa ratkaisusta käytettiin nimitystä ”trälhav”, orjameri. 

1950-luvulle asti toimistoympäristöt koostuivat joko konttorisaleista tai yksittäisistä toimistoista, joita nykyään kutsutaan koppikonttoreiksi. 1940-luvun aikana syntyi idea, joka tulee vaikuttamaan työskentelytapoihimme vielä pitkään. Se, mitä nykyään tarkoitetaan, kun puhutaan avotoimistoista, ei ole konttorisalien jatke, vaan sen alkuperä on päinvastaisessa ihanteessa: demokraattisessa yhteiskunnassa. 

Toimisto demokraattisena ihanteena

Ajatus avoimesta toimistoratkaisusta syntyi Saksassa toisen maailmansodan jälkeen, kun maa kamppaili sekä fyysisen että psykologisen jälleenrakennuksen kanssa. Veljekset Wolfgang ja Eberhard Schnelle alkoivat suunnitella toimistoja, joissa he rikkoivat suorat linjat, toivat johtajat muiden joukkoon ja järjestyvät työpisteet työryhmiksi litteän organisaation ajatusten mukaisesti. Ajatuksena oli häivyttää hierarkioita ja edistää avoimuutta ja yhteistyötä. Toisin sanoen ajatuksena oli suunnitella työpaikat demokraattisen ihanteen mukaan. Ratkaisu oli nimeltään Bürolandschaft, maisematoimisto.

Avoin maisematoimisto saapui Pohjoismaihin 1960- ja 70-luvuilla. Samaan aikaan rakennettiin myös koppikonttoreita eli toimistoja, joissa jokaisella työntekijällä oli oma huone, usein pitkien käytävien varsilla. Molemmilla toimistotyypeillä on hyviä ja huonoja puolia. Koppikonttori parantaa keskittymistä, mutta voi heikentää yhteistyötä ja johtamista. Maisemakonttori edistää johtamista ja ajatuksenvaihtoa, mutta aiheuttaa jatkuvia häiriöitä ja keskeytyksiä. Halu optimoida näiden kahden toimistotyypin edut johti erilaisiin yhdistelmiin. 

1980-luvulla kekseliäissä yrityksissä alettiin kokeilla erilaisia yhdistelmätoimistoja. Jokaiselle työntekijälle varattiin oma työtilansa, mutta tarjolla oli yhteisiä tiloja kokouksiin, yhteistyöhön ja sosiaaliseen elämään. 

1990-luvun IT-buumi esitteli toimiston ”leikkikenttänä”, eli hauskana ja sosiaalisena tilana, joka houkutteli nuorta työvoimaa. Amerikkalaiset teknologiayritykset, kuten Google, rakensivat kampusta muistuttavia tiloja, joiden liikuntatilat ja kahvilat tuntuivat yliopistoelämän jatkeelta ja ruokailuun, pyykinpesuun ja lastenhoitoon liittyvät palvelut toivat mieleen elämän kotona vanhempien luona. Tällaiset toimistot oli suunniteltu houkuttelemaan parhaita kykyjä ja varmistamaan, että työntekijöiden ei tarvinnut lähteä kotiin. 

Nämä toimistot herättivät paljon huomiota, mutta niiden määrä oli kuitenkin varsin rajallinen. Useimmille yrityksille ei ole taloudellisesti järkevää pitää yllä monitoimitoimistoa tai kampusta. Näiden konseptien takana oleva perustarve on kuitenkin sama: kaikki haluavat rekrytoida lahjakkuuksia.  

2010-luvulla syntyneet coworking-toimistot tarjosivat valmiin ratkaisun aloitteleville yrityksille, joissa haluttiin keskittyä muuhun kuin fyysisiin tiloihin. Sekä vakiintuneet että aloittelevat yritykset sijoittivat toimintansa mielellään coworking-toimistoihin tai niiden lähelle voidakseen mukauttaa toimistotiloja tarpeen mukaan. Näin ne saivat käyttöönsä myös eri toimintoihin ja sosiaaliseen ja luovaan toimintaan tarkoitettuja tiloja ilman suuria kiinteitä kustannuksia. Coworking-toimistot valloittivat myös yhä projektivetoisemman työelämän, jossa konsultit ja freelancerit olivat kasvava ryhmä.

Harvard Business Review 1985 -julkaisussa 
Luchetti ja Philip Stone julkaisivat yhdessä 
toimintoperusteisen työn periaatteet artikkelissaan 
The office is where you are

Kiinteät työpisteet katoavat

Sekä Pohjoismaissa että maailmanlaajuisesti viime vuosina nopeimmin kasvanut työtilatyyppi on toimintoperusteinen toimisto. Tämä tarkoittaa toimistoja, joissa ei ole pysyviä työpisteitä, vaan työntekijät valitsevat tehtäväänsä parhaiten sopivan paikan.

Amerikkalaisen arkkitehdin Robert Luchetti keksi 1970-luvun lopulla toimintaperusteisuuden käsitteen. Periaatteet perustuivat käytössä oleviin työskentelytapoihin ja tekniikkaan: Jos toimistopuhelin oli langaton, toimistotyöntekijän ei tarvinnut lukittautua omalle paikalleen. Modernin toimiston haluttiin tukevan työtä, jota työryhmät tekivät erilaissa projekteissa. Ratkaisuna oli luoda alueita, jotka sopivat erilaisiin toimintoihin.

Viimeisimmän vuoden aikana toimintoperusteisten toimistojen osuus on kasvanut useimmilla markkinoilla. Mutta toimivatko ne? On olemassa tutkimuksia, jotka osoittavat, että toimintoperusteisilla työpaikoilla on samoja ongelmia kuin avoimissa toimistoissa. Paikkojen vaihtelu, liikkuminen, epävarmuus paikoista ja jopa istuinten puute myöhään saapuessa johtaa tuotannon menetykseen. Se ei ole haitallista vain työnantajalle, vaan myös ensisijainen stressin lähde: työntekijöistä tuntuu siltä, että he eivät ehdi tehdä töitään. 

Norjalaisen arkkitehtuuriprofessorin Mari Skoglandin väitöskirja vuodelta 2018 on yksi harvoista kattavista tutkimuksista, jotka käsittelevät erityisesti toimintoperusteisia toimistoja.  Skogland kuvailee, kuinka monet nykypäivän työpaikoista ei vastaa siihen, miten todella työskentelemme. Toistuvien tutkimusten mukaan keskimääräisen työntekijän työpäivästä vain kolmannes kuluu tuottavaan työhön. Muu aika koostuu kokouksista, keskusteluista, matkoista ja muusta toiminnasta yhdessä muiden kanssa. Yksilölliseen tuottavuuteen panostavissa toimistoissa, joissa on kiinteät työpisteet, tiloille on ominaista tyhjät pöydät ja jonot kokoushuoneisiin. 

Oma työpistettä voidaan edelleen pitää oikeutena, joka on osa työnantajan ja työntekijän välistä sopimusta. Työpisteen vapaan valinnan tärkeimmät perustelut koskevat kuitenkin kestävyyttä ja resurssien tehokasta käyttöä. Ei ole ekologisesti eikä taloudellisesti hyväksyttävää rakentaa tiloja, joita ei käytetä. Mari Skoglandin tutkimus osoittaa, että avain toimintoperusteisen toimiston menestykseen on muutosstrategia, joka koskee sekä johtoa että työryhmiä ja koostuu jatkuvasta arvioinnista ja seurannasta. Toisien sanoen tarvitaan suunnitelma.