Ajatuksia toimistosta vuoden 2020 jälkeen, Mats Hederos

— Etäjohtaminen on vaikeampaa, toteaa Mats Hederos. Hän on toimitusjohtaja Tukholmassa toimivassa AMF Fastigheter -yrityksessä, joka on muun muassa kehittänyt Urban Escape -toimisto- ja liiketilat Brunkebergstorgilla ja Stockholmsverken-korttelin 
Södermalmilla.

— Istun tavallisesti mielelläni baaripöydässä vastaanotossa. Näin olen henkilökuntani käytettävissä ja saan nopeasti käsityksen ilmapiiristä. Hienovaraiset signaalit, kuten ryhti, askeleen pituus tai keskusteluääni, antavat kuvan ihmisten tunteista. 

Tällä hetkellä työskentelen kotona, vaikka se on minulle vastenmielistä. Johtajan on tärkeää olla käytettävissä, näkyvillä ja läsnä. Se on erityisen tärkeää tällaisen muutoksen aikana, kun työntekijöitä on autettava pallottelemaan vaikeita kysymyksiä ja tekemään hankalia päätöksiä. Liiketoimintamme vaikuttaa moniin ihmisiin ja ilmentää monia näkökulmia.
 

Tuleeko pandemia vaikuttamaan työelämään pidemmällä aikavälillä?
— Ehdottomasti, mutta tiedossa on pikemminkin vauhdin kiihtyminen kuin vallankumous. Yhä useammat alkavat varmasti työskennellä kotoa käsin. Samalla on tullut entistä selvemmäksi, että toimisto on tärkeä paikka luomiselle, kokouksille ja hyvinvoinnille. Se mitä nyt tapahtuu, ei ole uutta kehitystä, vaan se on jatkunut jo pitkään. Tukholmassa on viime vuosina huomattu, että yhä useammissa yrityksissä pienennetään työntekijäkohtaista pinta-alaa ja perustetaan toimistoja sillä ajatuksella, että työntekijät työskentelevät muuallakin kuin vain toimistolla. Tukholmassa toimiston keskimääräinen käyttöaste on noin 20 prosenttia, ja suurin osa on siirtynyt noin 25–30 neliömetristä työntekijää kohti noin 10 neliömetriin.

Kuinka vastaanottavaisia yritykset ovat ajatukselle siitä, että terveys ja kestävyys ovat ratkaisevia seikkoja kannattavuuden näkökulmasta?
— Uskomme, että ajatus terveyden ja hyvinvoinnin vaikutuksesta yrityksen menestykseen on saanut viime vuosina paljon vahvemman jalansijan. Aiemmin työpaikka nähtiin ennemmin esimerkiksi taloudellisena kysymyksenä. Tällöin jokainen työntekijä oli myös kustannuserä. Viime vuosina asia on muuttunut. Useammat ottavat lähtökohdaksi työntekijöiden ja potentiaalisten työntekijöiden intressit ja tarpeet. Aloitimme erityisen yhteistyön tämän tyyppisten yritysten kanssa kymmenen vuotta sitten.

Nämä yritykset ovat myös valmiita investoimaan asioihin, jotka ovat tärkeitä niiden työntekijöille. Ne siirtyvät sinne, missä digitaalisesti pätevä työvoima haluaa olla. Ne arvioivat tarvitsevansa vähemmän kiinteitä työpisteitä kuin vakituisia työntekijöitä. Joustavuuden lisäämiseksi monet valitsevat sijaintinsa läheltä coworking-tilojen tarjoajaa. Näiden yritysten toiminta perustuu ajatukseen siitä, että kaiken kehityksen takana on ihmisten välinen vuorovaikutus.

Toimistosuunnittelun trendinä on siirtyminen avo- tai koppikonttoreista toimintoperusteisiin toimistoihin. Kuinka AMF on itse organisoinut toimintansa?

— On vaikea määritellä tarkasti, millainen toimintoperusteinen toimisto on, mutta perusideana on se, että jokaiselle toiminnalle tulisi olla oma paikka.
 

Meillä on toisenlainen linja. Lähtökohtanamme on yksilö. 
Kysymme jokaiselta työntekijältä, kuinka hän haluaa työskennellä. 
Jos työntekijä haluaa oman huoneen, asia selvä. Jos hän haluaa kiinteän tai 
joustavan työpisteen avotoimistossa, ratkaisemme asian. 

Jos joku ei halua omaa paikkaa ollenkaan, niin ei siinä mitään. Jos työntekijä ei viihdy avotoimistossa ja arvioi työskentelevänsä siellä 20 prosenttia huonommin, hänen ei tietenkään kannata toimia niin. Työskentelyä ei ohjaa asema, vaan tarve. On ilmeistä, että yksilöiden tarpeissa on suuria eroja. Näen sen omassa perheessäni. Johtajan voi olla hankala todella kuunnella työntekijää ilman ennakkokäsitystä, jonka hän pyrkii vahvistamaan. 

Millainen fyysinen ympäristö on mielestäsi tuottava ja aidosti arvoa luova?
— Se riippuu. Kun tarkastelemme työpaikkaa, myönteinen asia on joustavuus työ- ja kohtaamispaikan välillä. Tässä yhä suurempi huomio kohdistuu kokouksiin ja kohtaamisiin. Kun tarkastelemme kaupunkitilaa, minulle kyse on kulttuurista. Kumpaan kaupunkiin lähtisit lomalle, New Yorkiin vai Detroitiin? Kulttuuri ja katuelämä antavat paikalle jäljittelemättömän ilmapiirin. Onko se kannattavaa? Kyllä se on. Ei välttämättä jokaista neliömetriä kohti, mutta kokonaisuudessaan, pitkällä aikavälillä. Tämä on kuitenkin näkemykseni yksilönä, eikä vallitseva ajattelutapa. Tärkeää on aina kysyä asianomaisilta henkilöiltä, mitä he haluavat. 

Brunkebergstorgin Urban Escape on esimerkki tilasta, jossa työpaikka, kohtaamispaikka ja kaupunkitila sulautuvat yhdeksi paikaksi, jolla on vahva identiteetti. Voitko kertoa, kuinka tämä projekti syntyi?

— Kymmenen vuotta sitten kukaan ei halunnut vuokrata toimistoa Brunkebergstorgilta. Se oli vaarallinen alue, johon liittyi huumeita ja prostituutiota. Meillä oli jo yksi vuokraamaton toimistorakennus, ja kun Swedbank sulki toimitilansa vuonna 2011, meillä oli niitä pian toinenkin. Kuinka sitten saisimme houkuteltua niihin yrityksiä? Ratkaisu löytyi kysymällä suoraan yrityksiltä. Tapasin noin 150 yritysjohtajaa ja kysyin heidän tarpeitaan. Yritysten menestyksen kannalta ehdottomasti tärkein tekijä oli mahdollisuus rekrytoida ja säilyttää työntekijöitä, joilla on erinomaiset digitaaliset taidot.  

Sitten käännyimme digiosaajien puoleen. Kysyimme nuorilta, työelämään suuntaamassa olleilta tutkijoilta, mitä he pitivät tärkeänä potentiaalisen työpaikan arvioinnissa. Asiasta syntyi selkeä kuva: toiveissa oli keskeinen sijainti, toimiva arki ja ylpeyttä herättävä ja merkityksellinen työympäristö.  

Kun aloitimme, kukaan ei halunnut joutua tekemisiin Brunkebergstorgin kanssa. Nykyään kun ihmiset istuvat Drottninggatanilla, he kertovat sijaintinsa olevan lähellä Brunkebergstorgia.

Siksi laajensimme visiomme suuremmaksi kuin vain talon kunnostukseen. Halusimme muuttaa käsityksen rapistuvasta sijainnista ja luoda emotionaalisen vakaumuksen siitä, että naapurustosta voisi tulla kaupungin uusi sykkivä sydän. Visio perustui omaan sisäiseen varmuuteemme. Tunsimme, että voisimme yhdessä rakentaa parempaa Tukholmaa. Visiomme myös herätti vastakaikua. Kun kerroimme ajatuksistamme julkisesti, puhelin alkoi soida: taiteilijat, yrittäjät, ihmiset kysyivät kuinka he voisivat auttaa. Yksi asia seurasi toista. Epicenter, nuorten yritysten innovaatiotalo. Liljevalchin taidehalli. Petter Stordalenin kaksi lifestyle-hotellia. Sitten Spotify, Microsoft, EQT ja muut vuokralaiset.